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這個神技能,讓你分分鐘搞定幾百份Word文檔的制作

2020-03-25  今夜無眠了

    在職場中,經常遇到這樣的情況:

    1.需要根據根據學員數量打印或發送文檔,讓學員完善文檔信息;

    2.在節假日為每個客戶發送一份賀卡,名字不同,但是祝賀內容相同;

    3.制作大型文檔時,需要文檔的目錄對文檔進行拆分,一個目錄單獨成為一個文檔。

    那么需要到用插入域及創建子文檔功能,并且要設置大綱級別才能創建子文檔。

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    完成創建的文檔效果如下圖所示,為每個學員生成了一份單獨的文檔。

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    下面來看看,如何根據學員的信息表,為每個學員單獨制作一份文檔。

    第1步:準備好學員表格。如下圖所示,事先將學員的信息錄入到Excel表中。

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    第2步:制作Word模板。在Word中制作好表格框架,并輸入信息。注意,我這里沒有輸入學員的姓名。是因為學員姓名要放到表格上方,設置為1級大綱級別,方便文檔在進行拆分,以姓名為節點進行拆分。

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    第3步:單擊【郵件】選項卡下的【使用現有列表】功能,方便選擇準備好的Excel表格。

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    第4步:選擇學員信息表。

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    第5步:選擇目標數據所在的工作表。

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    第6步:將光標放到表格上方,單擊【郵件】選項卡下的【插入合并域】按鈕,從菜單中選擇【姓名】。菜單中的項目便是學員信息表中第1行的字段名。

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    第7步:用同樣的方法,插入【年齡】、【性別】、【學習科目】、【入學時間】的域。然后選中【姓名】域,單擊【段落】組中的對話框啟動器按鈕。

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    第8步:在打開的【段落】對話框中,設置姓名的大綱級別為【1級】。這一步很關鍵,后面拆分文檔時,便是根據設置了大綱級別的起始位置來進行文檔拆分的。所以要將姓名放到表格最上方。

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    第9步:單擊【郵件】選項卡下方的【完成并合并】菜單中的【編輯單個文檔】選項。

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    第10步:選擇【全部】記錄。

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    第11步:此時就會生成一個新的文檔。文檔中根據Excel表的員工信息生成了所有員工的表格。此時,切換到【大綱】視圖狀態下。

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    第12步:在【大綱顯示】選項卡下,選擇顯示級另為【1級】。此時文檔中就只會顯示設置了大綱級別的姓名。然后將光標放到第一個姓名左邊,按住Shift鍵,再將光標放到最后一個姓名右邊,就可以選中所有姓名了。最后再單擊【顯示文檔】按鈕。

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    第13步:顯示文檔后,單擊【創建】按鈕。

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    第14步:創建文檔后的效果如下圖所示。這時按下保存快捷鍵Ctrl+S鍵,再找個保存的位置,就可以完成文檔拆分了。

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    如下圖所示,是生成文檔的文件夾,以每個學員的姓名為名生成一個文檔。

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    打開不同學員的文檔,會看到表格中的學員信息也不相同。

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